Regulamin uczestnictwa w XVII Ogólnopolskiej Konferencji Edukacyjnej "Gastro Aktualności 2023"

§1. Postanowienia wstępne

1.  Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w XVII Ogólnopolskiej Konferencji Edukacyjnej "Gastro Aktualności 2023", które odbędzie się w terminie 31.03-1.04.2023, w Warszawie, zwanej dalej „Konferencją”.

2. Konferencja organizowana jest przez Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Skrajna 12-14, NIP 712-24-12-888 zwane dalej „Organizatorem”.

3. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: www.gastroaktualnosci.com.pl

4. Konferencja jest ogólnopolskim, dwudniowym spotkaniem naukowym i edukacyjnym, zorganizowanym w formie wykładów i dyskusji, w formule stacjonarnej.

5. Uczestnikami Konferencji mogą być lekarze, niezależnie od specjalizacji posiadający prawo wykonywania zawodu lekarza (PWZ)  oraz osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi. Z tego względu w procesie rejestracji konieczne jest podanie numeru PWZ.

6. Za udział w konferencji – wykładach i dyskusjach – spełniających wymogi Naczelnej i Okręgowej Izby Lekarskiej, Uczestnik może otrzymać punkty edukacyjne. Certyfikat zostanie wysłany w formie elektronicznej po Konferencji, na adres e-mail wskazany przez Uczestnika. W przypadku nieotrzymania certyfikatu, prosimy o informację na adres e-mail: sklep@czelej.com.pl. 

7. Szczegółowe kryteria przyznawania punktów edukacyjnych i wydawania certyfikatu przedstawiono w § 4 niniejszego Regulaminu.

§ 2. Rejestracja Uczestników

1.   Osoba zainteresowana uczestnictwem w Konferencji może dokonać rejestracji poprzez:

a. system rejestracji elektronicznej dostępny na stronie www.gastroaktualnosci.com.pl, zakładka „Rejestracja”

b. e-mail: sklep@czelej.com.pl pisząc w tytule nazwę konferencji. W treści e-mail należy podać: imię i nazwisko uczestnika, adres korespondencyjny, adres mailowy, telefon, nr PWZ oraz pełne dane do faktury (jeśli dotyczy). W przypadku studentów medycyny w treści e-mail należy podać: imię i nazwisko, numer legitymacji studenckiej, nazwę uczelni, wydział oraz adres mailowy. Liczba miejsc dla studentów ograniczona.

2.    Warunkiem rejestracji jest wypełnienie/podanie danych obowiązkowych oraz akceptacja niniejszego Regulaminu.

3.    Po wypełnieniu formularza na wskazany w formularzu adres e-mail zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacja z danymi niezbędnymi do dokonania płatności lub w przypadku płatności on-line – potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.

4.    W przypadku braku otrzymania informacji wskazanych w pkt. 3 §2, w ciągu 24 godzin, Uczestnik powinien skontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem adresu e-mail: sklep@czelej.com.pl

5.    Uczestnik jest zobowiązany do dokonania opłaty związanej z udziałem w Konferencji zgodnie z cennikiem podanym w niniejszym Regulaminie oraz na stronie internetowej Konferencji.

6.   Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo Czelej sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, przy ul. Skrajnej 12-14. Uczestnik jest świadomy, że podanie danych w trakcie rejestracji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu uczestnictwa w Konferencji (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
Każdy Uczestnik ma prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, żądania zaprzestania przetwarzania i ich usunięcia oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego. Podanie danych jest dobrowolne, ale brak zgody uniemożliwia zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji. Dane osobowe Uczestników mogą być przekazane podmiotom biorącym udział w pracach organizacyjnych przy realizacji Konferencji.

7. W przypadku zgłoszeń grupowych Uczestnik oświadcza, że przesyłając dane zgłaszanych osób uzyskał ich zgodę na udział w Konferencji oraz na przekazanie ich danych osobowych do Organizatora w celu uczestnictwa w Konferencji.

8. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych - przedstawiania ofert reklamowych i informacji handlowych produktów własnych Organizatora poprzez wysyłkę newslettera, rozmowy telefoniczne, smsy jest dobrowolne.

9. Za odrębną zgodą Uczestnika, jego dane mogą być powierzane sponsorowi Konferencji, jako podmiotowi przetwarzającemu lub przekazywane jako administratorowi w celu realizacji marketingu usług własnych sponsora Konferencji wobec Uczestnika.

10. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, żądania zaprzestania przetwarzania i ich usunięcia oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego.

11. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych i wykorzystywania plików cookies zostały opisane w Polityce prywatności dostępnej pod adresem: https://konferencja.forumpediatrow.pl/privacy 

12. Warunki płatności oraz koszty uczestnictwa w Konferencji określa §3 Regulaminu. Aktualne ceny dostępne są również na stronie Konferencji w zakładce „Opłaty”.

13. Uczestnikami Konferencji w formule stacjonarnej mogą być wyłacznie osoby zaszczepione - prosimy o zabranie ze sobą na Konferencję zaświadczenia potwierdzającego odbyte szczepienie (aktualny Certyfikat szczepienia przeciwko Covid-19 w formie elektronicznej korzystając z aplikacji mObywatel lub w formie papierowej pobrany z Internetowego Konta Pacjenta),

Wymienione powyżej dokumenty będą niezbędne do okazania w trakcie ewentualnej kontroli służb sanitarnych lub innych uprawnionych do tego instytucji. Niezastosowanie się do wymogów wymienionych powyżej może skutkować brakiem możliwości wejścia na teren odbywania się Konferencji.

§ 3. Warunki płatności oraz koszt uczestnictwa

1.    Płatność możliwa jest przelewem bankowym tradycyjnym lub przelewem on-line, kartą płatniczą, kartą kredytową za pośrednictwem systemu PayU.pl.

2.    Przelew bankowy należy wykonać w terminie 7 dni od daty przesłania zgłoszenia rejestracyjnego, ale nie później niż do dnia 23.03.2023 r. na rachunek bankowy o numerze: Bank Ochrony Środowiska S.A. O/Lublin  67 1540 1144 2114 6406 8224 0004, nazwa odbiorcy: Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o., ul. Skrajna 12-14, 20-802 Lublin, tytułem: Nazwa konferencji, imię i nazwisko uczestnika/firma

3.    Decyduje data wpływu na rachunek bankowy Organizatora.

4.   Koszt uczestnictwa - informacje wkrótce.

5.  Opłata za uczestnictwo obejmuje *:

• udział w wykładach i dyskusjach
• materiały konferencyjne
• certyfikat uczestnictwa
• przerwy kawowe i lunch 
• wstęp na wystawę firm farmaceutycznych 

*Podany koszt nie uwzględnia ceny noclegu

6. Koszt pobytu i przejazdu w celu uczestnictwa w Konferencji stacjonarnej oraz inne koszty własne, Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczonych w czasie akcji promocyjnych dotyczących Konferencji.

8. Akcje promocyjne mogą polegać w szczególności na stosowaniu upustów, rabatów, uczestnictwa w imprezach dodatkowych lub odpłatności za ograniczony dostęp w imprezie, konkursów itp.

9. Uczestnicy, którzy dokonali rejestracji i wnieśli opłatę za uczestnictwo przed akcją promocyjną, nie mogą domagać się zwrotu całości lub części wniesionych opłat za uczestnictwo z uwagi na prowadzoną przez Organizatora akcję promocyjną.

10. Po dokonaniu płatności z tytułu udziału w Konferencji Organizator wystawi Uczestnikowi paragon. Na wyraźne życzenie Uczestnika tj. po podaniu „danych do faktury” wystawiona zostanie faktura VAT.

11. Ceny Usług Promocyjno-Reklamowych są ustalane indywidualnie w ramach oddzielnych umów handlowych.

§ 4. Punkty edukacyjne

1. Za udział w konferencji, Uczestnikowi przysługują punkty edukacyjne. Liczba punktów edukacyjnych odpowiada liczbie godzin wykładów merytorycznych oraz dyskusji.

2. Warunkiem otrzymania certyfikatu jest osobista rejestracja na początku konferencji i obecność w trakcie jej trwania.

3. Certyfikat określający liczbę punktów przyznanych za udział w konferencji zostanie wysłany za pośrednictwem poczty e-mail do 14 dni roboczych od zakończenia konferencji (zgodnie z zapisem Regulaminu §1 pkt. 6).

§ 5. Rezygnacja z uczestnictwa

1.    Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Konferencji poprzez przekazanie pisemnej informacji o rezygnacji z udziału w Konferencji do biura Organizatora na adres: Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o., ul. Skrajna 12-14, 20-802 Lublin lub za pośrednictwem adresu e-mail: sklep@czelej.com.pll  Z dopiskiem na kopercie/tytułem e-maila: Rezygnacja udziału w Konferencji „Gastro Aktualności 2023” + imię i nazwisko uczestnika.

2.    W przypadku zgłoszenia rezygnacji do 14 dni włącznie przed dniem Konferencji, Uczestnik otrzymuje zwrot 50% wpłaconej należności. W przypadku dokonania zgłoszenia rezygnacji w okresie poprzedzającym Konferencję krótszym niż 14 dni, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty.

3.    Wpłacone środki zostaną zwrócone Uczestnikowi na konto przelewem lub przekazem pocztowym w ciągu 14 dni od dnia, w którym Organizator otrzymał informację o rezygnacji.

4.   Brak wpłaty nie jest równoznaczny z rezygnacją z udziału w Konferencji.

5.   Nieuiszczenie należności w przewidzianym terminie będzie skutkowało koniecznością uiszczenia pełnej kwoty powiększonej o odsetki ustawowe.

§ 6. Reklamacje

1. Wszelkie zastrzeżenia Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres siedziby Organizatora nie później niż 7 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
2. Reklamacja jest rozpatrywana w terminie 14 dni od dnia otrzymania.
3. Uczestnik zostanie powiadomiony o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji pisemnie, na adres wskazany w zgłoszeniu rejestracyjnym.

§ 7. Ubezpieczenie i odpowiedzialność

1.  Organizator nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za mienie oraz rzeczy Uczestników (stacjonarnych), które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione, oraz za szkody wyrządzone przez Uczestników jak również spowodowane siłą wyższą. Powyższe nie dotyczy odpowiedzialności za szkody umyślnie spowodowane przez Organizatora

2. Niezależnie od podstawy prawnej, w żadnym przypadku Organizator nie będzie odpowiedzialny za utratę zysków, utratę danych, oprogramowania, jak również ich przywrócenie do stanu poprzedniego, skutki przerwania prowadzenia działalności gospodarczej.Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektu, w którym prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.

3.Uczestnicy Konferencji są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i PPOŻ obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.

4. Zabronione jest filmowanie i nagrywanie wykładów.

5. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (Dz. U. 2006 roku, Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) do zdjęć, nagrań wykonanych podczas Konferencji z utrwalonym wizerunkiem Uczestnika bądź jego reprezentantów i na wykorzystanie ich w ewentualnych materiałach promocyjnych, referencyjnych, naukowych czy edukacyjnych w tym publikowanych także na stronach internetowych Organizatora lub podmiotów zależnych, z poszanowaniem obowiązujących przepisów i bez dodatkowego wynagrodzenia dla Organizatora.

6. Ustalenie powyższe dotyczy sytuacji, gdy Uczestnik bądź jego reprezentant zostanie sfotografowany lub sfilmowany wraz z innymi osobami biorącymi udział w Konferencji w trakcie swoich aktywności oraz wtedy gdy Uczestnik bądź jego reprezentant dobrowolnie wyraził zgodę na udzielenie filmowanego wywiadu bądź pozowanie do zdjęcia.

7. Zgoda na wykorzystanie wizerunku może zostać w każdym czasie odwołana, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów reklamowych, promocyjnych i marketingowych wyemitowanych przed dniem cofnięcia niniejszej zgody.

8. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (Dz. U. 2006 roku, Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) do wpisów na czacie zamieszczonych podczas Konferencji i na wykorzystanie ich w ewentualnych materiałach promocyjnych, referencyjnych, naukowych czy edukacyjnych w tym publikowanych także na stronach internetowych Organizatora lub podmiotów zależnych, z poszanowaniem obowiązujących przepisów i bez dodatkowego wynagrodzenia dla Organizatora.

9. Udział osób uczestniczących w poszczególnych elementach programu Konferencji może być sprawdzany i monitorowany np. poprzez sprawdzanie listy obecności, identyfikatorów.

10. Wstęp na wystawę firm farmaceutycznych mają tylko osoby, które są uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi. Ze względu na bezpieczeństwo uczestników oraz wystawców organizatorzy zobowiązani są do egzekwowania okazywania identyfikatorów.

§ 8. Postanowienia końcowe

1.    Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji, jak również zmiany jej terminu, miejsca lub poszczególnych punktów programu Konferencji bez podania przyczyny.

2.    W przypadku odwołania Konferencji, Uczestnikom zwrócona zostanie cała należność wpłacona tytułem udziału Uczestnika w Konferencji w terminie 30 dni od podjęcia decyzji o odwołaniu.

3.    W przypadku zmiany terminu Konferencji, Uczestnik będzie mógł uczestniczyć w wydarzeniu w ramach tej samej uiszczonej już opłaty. Jeśli Uczestnik nie wyrazi zgody na przeniesienie płatności na poczet udziału w Konferencji w nowym ustalonym terminie, wpłacona kwota zostanie zwrócona w terminie 30 dni od przesłania decyzji do Organizatora.

4.   Organizator zastrzega sobie prawo zmiany formuły Konferencji stacjonarnej na wydarzenie online (odwołanie uczestnictwa stacjonarnego) z powodu sytuacji epidemiologicznej. W takim przypadku Uczestnikom stacjonarnym zwrócona zostanie różnica pomiędzy opłatą za uczestnictwo stacjonarne i uczestnictwo online. Należność ta zostanie zwrócona w terminie 30 dni od podjęcia decyzji o zmianie możliwości uczestnictwa w Konferencji.

5.    W przypadku całkowitej rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji po przekroczeniu terminów, o których mowa w § 5 Organizator nie zwróci uiszczonej przez uczestnika opłaty za udział w Konferencji.

6.  Uczestnikom nie przysługują w stosunku do Organizatora jakiekolwiek roszczenia odszkodowawcze związane z odwołaniem Konferencji, zmianą formy na online oraz zmianą jej terminu, miejsca lub poszczególnych punktów programu Konferencji.

7.    Uczestnicy są zobowiązani zapoznać się z niniejszym Regulaminem.